Créer un lot fictif *

1. Préambule

L’intégralité de vos invariants ayant une cotisation doivent être rapprochés dans WIM. Les cotisations des invariants non rapprochés n’apparaissent pas dans les fichiers comptable/prévisionnel ou éditions. La ventilation comptable de ces derniers en dépend donc.

 Cependant, il est possible que pour certains invariants, et d’autant plus depuis la désolidarisation des dépendances, vous n’ayez pas de correspondance avec un lot dans votre ERP. 

Dans ce cas, vous pouvez créer des lots fictifs. Le lot fictif va venir pallier l’absence de lot réel dans votre ERP. La création de ces derniers n'est pas figée. Si le lot correspondant venait à être créé dans votre patrimoine, le rapprochement pourra être modifié. 

La création de lot fictif repose sur le même principe que l’import des lots. Une structure analytique doit y être affectée (Axe3/Axe2/Axe1). Le choix des structures des lots fictifs impacte directement vos affectations comptables. 

1. Préparer le fichier 

Le paramétrage du  mappage des champs  est impératif pour l'intégration des lots fictifs.

Le mappage des champs vous permet de définir les libellés de vos colonnes lors de l’import. Ce dernier est constitué de champs obligatoires et de champs facultatifs. 

1. Aller dans Administration> Mappage des champs.
2. Ouvrir un nouveau fichier Excel vide.
3. Copier/Coller en en-tête des colonnes les 9 libellés de la section Champs obligatoires de la page Mappage des champs ainsi que le champ adresse pour identifier le lot fictif.
4. Ajouter dans votre fichier les lots fictifs à importer.
5. L’intégralité des champs obligatoires doit être complétée et aucune cellule de ces colonnes ne doit être laissée vide :

• Numéro identification ERP : Vos lots fictifs peuvent être typés de deux façons différentes : I-(numéro d’invariant) ou F-(numéro d’invariant).
• Les lots fictifs I-(numéro d’invariant) correspondent à des lots identifiés comme faisant partie de votre patrimoine mais qui ne disposent pas de correspondance dans votre ERP. Le fait de les typer en I-(numéro d’invariant) va permettre de les inclure dans l’analyse de votre patrimoine existant lors de la présentation du compte-rendu d’audit. Ces derniers ne remonteront pas comme anomalie. 
• Les lots fictifs F-(numéro d’invariant) correspondent à des lots que vous ne parvenez pas à identifier dans votre patrimoine : soit ce lot est hors patrimoine (vendu/démoli) ou alors il ne vous appartient pas et c’est une erreur d’imposition. Le fait de le typer en F-(numéro d’invariant) va permettre une analyse spécifique de ces derniers lors de la présentation du compte-rendu d’audit. Ces derniers remonteront comme anomalie. 
• Collectif/individuel : Ce champ doit être rempli des notions Collectif ou Individuel 
• il est essentiel de respecter les initiales majuscules et d’écrire complètement les notions.
• MES : La date de Mise en Service doit obligatoirement être au format JJ/MM/AAAA. Si la date de MES est inconnue, saisir : 01/01/1900.
• Code INSEE : Le code INSEE doit être sur 5 caractères et doit correspondre au code INSEE de la commune de l’invariant destiné au lot fictif.
• Société : Le code société est disponible dans Administration > Sociétés > première colonne Code.
• Agence (Axe 3) : L’axe 3 est déterminé en fonction de l’affectation souhaitée.
• Vérifier, avant l’import, que l'axe existe bien dans WIM (pour vérifier : Administration > Structures > Libellés > champ Axe 3.
• Si l'axe n’existe pas : l’ajouter, soit grâce au formulaire de création, ou alors par import.
• Si axe inconnu ou hors patrimoine : l’affecter sur une structure “Fictive”. La démarche reste la même que pour une structure existante dans votre patrimoine.
• Regroupement (Axe 2): L’axe 2 est déterminé en fonction de l’affectation  souhaitée.
• Vérifier, avant l’import, que l'axe existe bien dans WIM (pour vérifier : Administration > Structures > Libellés > champ Axe 2.
• Si l'axe n’existe pas : l’ajouter, soit grâce au formulaire de création, ou alors par import.
• Si axe inconnu ou hors patrimoine : l’affecter sur une structure “Fictive”. La démarche reste la même que pour une structure existante dans votre patrimoine.
• Immeuble ( Axe 1) : L’axe 1 est déterminé en fonction de l’affectation souhaitée.
• Vérifier, avant l’import, que l'axe existe bien dans WIM (pour vérifier : Administration > Structures > Libellés > champ Axe 1.
• Si l'axe n’existe pas : l’ajouter, soit grâce au formulaire de création, ou alors par import.
• Si axe inconnu ou hors patrimoine : l’affecter sur une structure “Fictive”. La démarche reste la même que pour une structure existante dans votre patrimoine.

• Nature Lot : il est impératif de respecter la nature de l’invariant et ne pas affecter la nature présente dans votre ERP. Les natures doivent être précédées du type de lot fictif créé.
• Exemples :
• Votre invariant est un appartement. Vous l'identifiez comme faisant partie de votre patrimoine. Alors la nature de ce lot est I-Appartement.
• Vous avez un invariant qui est un local divers (local commercial) mais vous ne l'identifiez pas comme faisant partie de votre patrimoine. La nature de ce lot est F-Local divers. 

L’équipe Loré utilise ce tableau de correspondance :

Une fois les champs obligatoires complétés vous avez la liberté de saisir autant de champs facultatifs que vous le souhaitez. Nous vous recommandons cependant d’ajouter par défaut à votre fichier des champs comme Adresse et Code Postal.

Enfin, enregistrer le fichier.