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Création, import et rapprochement d'un lot fictif

Les lots fictifs sont créés pour affecter une structure analytique à des locaux et comptabiliser les cotisations associées.

 

SOMMAIRE

1. Contexte

2. Création 

3. Import

4. Rapprochement

👉 1. Contexte

À l'issue de la 1ère phase de rapprochement, il peut arriver que certains locaux imposés n'aient pas de correspondance avec des lots de votre ERP.

Cela peut être dût à  :

    • Une erreur de l'administration fiscale, le local ne vous appartient pas. Si tel est le cas, une demande de régularisation est nécessaire. 
    • Le bien a été vendu/démoli. Si tel est le cas, une demande de régularisation est nécessaire. 
    • Oubli de création du lot dans l'ERP. 

    Les lots fictifs sont donc créés à partir des locaux non rapprochés dans WIM.
    Vous devrez alors créer un lot fictif pour rapprocher le local et ventiler ses cotisations.
    Un lot fictif sera créé pour chacun des locaux non rapprochés (sauf exception : locaux sans avis soit sans cotisation).

    💡 Les lots fictifs sont voués à disparaître dans le temps :

    - Soit par la création d'un lot identifié dans votre système
    - Soit par une remise à plat des locaux imposés via des demandes de régularisation. 


    👉 2. Création et préparation du fichier


    La création de lot fictif est essentielle car elle permet de rapprocher le local à un lot, et ainsi ventiler les cotisations sur les axes, pour enfin générer une comptabilité fiable. 


    Pour créer un lot fictif dans WIM, suivez ces étapes :

    1. Suivre le chemin : Administration → Données → Lots → Mappage des champs.
    2. Ouvrir un fichier Excel vierge.
    3. Copier / Coller l'en-tête de la colonne "Adresse" (pour identifier le lot fictif).
    4. Ajoutez  les en-tête des colonnes des 5 champs obligatoires indiquées sur le "Mappage des champs" à savoir : Numéro ID ERP, MES, Code INSEE, Société, Nature Lot.
    5. Assurez-vous de compléter les cellules de ces 5 colonnes, en plus de l'adresse :
    • Numéro identification ERP : Les lots fictifs peuvent être typés de deux façons différentes : I-(numéro d’invariant identifié) ou F-(numéro d’invariant fictif).

    ➡️  Les lots fictifs I-(numéro d’invariant)  : 
    Correspondent à des lots identifiés comme faisant partie de votre patrimoine mais qui ne disposent pas de correspondance dans votre ERP. Le fait de les typer en I-(numéro d’invariant) va permettre de les inclure dans l’analyse de votre patrimoine existant lors de la présentation du compte-rendu d’audit. Ces derniers ne remonteront pas comme anomalie. 

    ➡️  Les lots fictifs F-(numéro d’invariant)  : 

    Correspondent à des lots que vous ne parvenez pas à identifier dans votre patrimoine : soit ce lot est hors patrimoine (vendu/démoli) ou alors il ne vous appartient pas et c’est une erreur d’imposition. Le fait de le typer en F-(numéro d’invariant) va permettre une analyse spécifique de ces derniers lors de la présentation du compte-rendu d’audit. Ces derniers remonteront comme anomalie. 

    • MES : La date de Mise en Service doit être au format JJ/MM/AAAA. Si la date de MES est inconnue, saisissez : 01/01/1900.
    • Code INSEE : Le code INSEE doit être sur 5 caractères et correspondre au code INSEE de la commune de l’invariant destiné au lot fictif.
    • Société : Le code société est disponible dans Administration Administration > Sociétés.
    • Nature Lot : Respectez la nature de l’invariant et ne modifiez pas la nature présente dans votre ERP. Les natures doivent être précédées du type de lot fictif créé.

        Pour la Nature de Lot, appuyez vous sur la table de correspondance ci-dessous :


     

    👉 3. Import

    Une fois constitué, importer le fichier en veillant au préalable à ce que tous les champs des colonnes obligatoires soient complétés. 

    1. Administration Administration →  Données → Lots →  Importer.
    2. Sélectionnez le fichier.
    3. Importez le fichier.  

    👉 4. Rapprochement


    A l'issue de l'import, la dernière étape consiste à rapprocher les nouveaux lots fictifs des invariants non rapprochés. Ceci peut se faire soit manuellement soit par import de fichier. 

    Effectuer un rapprochement manuellement