Gestion des demandes dans WIM

 

1. Introduction

WIM propose une gestion centralisée et automatisée des demandes de dégrèvement liées à la taxe foncière. Depuis la création jusqu'au suivi administratif, en passant par l'envoi de courriers, tout est pensé pour offrir un pilotage complet. 

Ce module permet un suivi des montants obtenus, la gestion des statuts, l'envoi de lettres recommandées électroniques, l'analyse des plafonds et le partage d'informations entre utilisateurs.

 

2. Créer et suivre une demande

2.1 Comment suivre l'évolution d'une demande ?

WIM permet de suivre les statuts détaillés des demandes (envoyée, acceptée, refusée, etc.), d'ajouter des montants encaissés, de joindre des pièces, et de fixer des dates limites. 

Deux tableaux sont disponibles : demandes en cours et demandes fermées. Chaque utilisateur peut filtrer, afficher ou exporter ces données.

2.2 Comment retrouver une demande dans WIM ?

Les demandes sont accessibles depuis :

• Le menu Demandes (liste exhaustive)
• Ou Pilotage >  Tableau de bord >onglet Réclamation

 

• Les fiches Avis auxquelles elles sont liées

 

3. Envoyer un courrier recommandé électronique

3.1 Créer ou affilier son compte AR24

Dans Menu utilisateur  > Configurations > Sociétés, cliquez sur le crayon de la société puis descendez jusqu'à la section AR24. Saisissez une adresse e-mail et cliquez sur Créer un compte AR24 si nécessaire.

 

3.2 Associer un moyen de paiement à AR24

Connectez-vous à AR24, puis ajoutez un moyen de paiement dans Menu utilisateur  > Configurations > Facturation.

 

3.3 Envoyer un courrier via AR24

• 1. Aller dans Demandes et sélectionner la demande pour laquelle vous souhaitez envoyer un courrier.
• 2. Une fois sur la page de votre demande, vérifier que toutes les pièces que vous souhaitez envoyer sont bien attachées à la Demande dans la section Tâches, sinon cliquer sur Ajouter pièce jointe.
• 3. Vérifier également que les coordonnées du contact de l'administration sont correctement renseignées, notamment l'adresse e-mail (le courrier sera envoyé à cette adresse). Si besoin, mettre à jour les coordonnées en cliquant sur Modifier la demande.
• 4. Une fois les pièces jointes et le contact intégrés sur WIM, sélectionner l'onglet Courriers AR24 > Envoyer un courrier AR24.
• 5. Contrôler les informations du destinataire.
• 6. (optionnel) Rédiger un message pour votre interlocuteur.
• 7. Ajouter vos pièces jointes.
• 8. Cliquer sur Envoyer.
• 9. Votre destinataire reçoit un message qui l'informe qu'une lettre recommandée est mise à sa disposition sur le site AR24 pendant une durée de 15 jours.

 

3.4 Suivre un courrier AR24

Après envoi, WIM affiche le suivi du courrier : 

• Preuve d'envoi
• Accusé de réception
• Pièces jointes

Des e-mails de suivi sont envoyés automatiquement.

 

4. Modéliser et personnaliser les courriers de dégrèvement

4.1 Comment récupérer un modèle de courrier ?

Depuis le tableau de synthèse des demandes, cliquez sur une demande puis sur Exporter le courrier. Un fichier .docx est généré pour chaque avis associé.

 

4.2 Comment personnaliser ses courriers ?

• Étape 1 : Allez sur le menu "Demandes".
• Étape 2 : Cliquez sur "Paramétrer les courriers" en haut à droite.

• Étape 3 : Téléchargez le modèle de courrier standard souhaité de WIM (option A sur la photo).

• Étape 4 : Personnalisez le courrier puis enregistrez votre document.
• Étape 5 : Importez votre nouveau document (courrier personnalisé) dans WIM : en cliquant sur  le bouton de téléchargement de la colonne "Gestion courrier personnalisé" (option B de la photo).

• Étape 6 : Une fois l'import réalisé,  votre courrier personnalisé s'affichera dans la colonne C "Courrier personnalisé". Vous pourrez alors le retrouver à tout moment dans WIM et le télécharger. 

 

 

 

4.3 Liste des balises disponibles

Il est possible d'ajouter des champs variables lors de la personnalisation de vos courriers. De cette manière, WIM fera remonter l'information correspondante à votre courrier en fonction des éléments présents dans la demande de WIM.

 

5. Champs complémentaires des demandes

5.1 Pourquoi personnaliser les champs complémentaires ?

Les champs par défaut de WIM peuvent ne pas être suffisants dans le suivi de vos demandes. Avant d'utiliser les champs complémentaires, identifiez le besoin de champs complémentaires qui est le vôtre. 

Une fois fait, vous avez la possibilité de modifier les libellés des champs complémentaires de vos demandes afin d'uniformiser leur utilisation.

1. Allez dans  Menu utilisateur  > Configurations > Sociétés.
2. Cliquez alors sur l'icône de modification à droite du tableau.
3. Vous pouvez alors compléter la section “Champs personnalisés” pour modifier les libellés des champs complémentaires de vos demandes.
4. N'oubliez pas d'enregistrer.

 

5.2 Création et affichage

Jusqu'à 10 champs peuvent être ajoutés lors de l'étape 6 (contacts). Une fois enregistrés, ils apparaissent dans l'encadré "Autres informations" de la fiche demande.

 

5.3 Utilisation pour trier ou exporter les demandes

Ces champs peuvent être affichés dans la liste des demandes, exportés en Excel et utilisés pour filtrer les dossiers.

 

6. Les modèles de demandes de dégrèvement dans WIM

6.1 Comment accéder aux modèles de demandes ?

Pour obtenir le modèle de ces types de courrier, il faut au préalable avoir créé votre demande.

Pour exporter votre demande, nous vous recommandons de suivre les étapes de : Comment obtenir le modèle de votre courrier de dégrèvement sur WIM?

Votre demande de régularisation doit être unique par dégrèvement et par avis.

Pour les anomalies de faibles montants, il est possible de les cumuler sur un seul et même avis (généralement TSE et GEMAPI)

 

6.2 Comment se compose un courrier de dégrèvement ?

• En-tête du courrier

Le destinataire et l'expéditeur sont repris dans l'en-tête du courrier. Cela inclut les informations suivantes :  

• Adresse
• Personne à l'initiative de la demande
• Objet de votre demande
• Le centre des impôts concerné 

 

•  Le corps du texte

Nous vous proposons des modèles qui s’appuient sur les avis et la liste des locaux concernés par votre demande. Des articles du Code Général des Impôts sont également cités. 

Les modèles de demandes de WIM abordent le sujet des remises gracieuses ainsi que la mise à jour des  informations cadastrales.

 

6.3 Quels sont les types de courriers ?

Wim propose des courriers pour tous types de demandes : 

• Régularisation: 
  • Exonération
  • Abattement QPV
  • Fin de gestion
  • TSE
  • GEMAPI
  • catégorie
  • coefficient entretien
  • vide ordures
  • Hors patrimoine
  • Nombre de pièce
  • Eléments de confort
• Vacances: 
  • Démolition
  • Vacances pour travaux
  • Vacances locatives
•  Travaux:
  • PMR
  • T2E

 

7. Résumé

Le module Demandes de WIM permet de centraliser l'ensemble du processus de dégrèvement : création, personnalisation, suivi, envoi de courriers et reporting. 

Chaque fonctionnalité est conçue pour éviter les doublons, fluidifier la communication avec l'administration fiscale, et fiabiliser la collecte d'informations.

Le système de champs personnalisés et d'import Excel permet une adaptabilité à toutes les pratiques internes. L'intégration avec AR24 garantit des envois conformes et traçables. 

L'ensemble contribue à un gain de temps et à une meilleure performance administrative.

 

8. Liens utiles

Créer une demande manuellement ou par import