Notion de lots fictifs 

1. Introduction

Les lots fictifs sont souvent nécessaires dans la gestion d'une campagne dans WIM. Leur création a pour objectif de venir pallier l'absence de données dans le patrimoine afin que l'intégralité des cotisations soit ventilée comptablement.

La création de lots fictifs répond avant tout à un besoin comptable. Lors de la phase de rapprochement entre les données de l’administration fiscale et votre patrimoine (issu de l’ERP), il est impératif de rapprocher tous les invariants portant une cotisation.

Certains invariants peuvent rester non rapprochés à l’issue de la phase de rapprochement pour différentes raisons, notamment dans les cas suivants :

• Le siège social, les agences ou les dépendances ne sont pas référencés dans votre système de gestion locative.
• Des biens ont été vendus, mais continuent d’être imposés à tort par l’administration fiscale.
• Une erreur globale de l’administration fiscale peut entraîner une imposition à tort de certains biens.
• A la suite d’une fusion ou d’un rachat d’entreprise, certains invariants ne relevant plus de votre patrimoine réapparaissent à l’imposition.

 

2. La notion de lot fictif

2.1 Qu'est-ce qu'un lot fictif ? 

Un lot fictif est automatiquement créé dans WIM lorsqu’un invariant ne trouve pas de correspondance dans votre système ERP, notamment lorsqu’il est soumis à des cotisations.

L'objectif principal de sa création est de permettre la ventilation correcte de ces cotisations en comptabilité selon vos axes analytiques, même en l'absence d'un lot réel dans votre patrimoine.

 

2.2 À quoi sert un lot fictif ?

La création d’un lot fictif permet de garantir une intégration comptable fiable, chaque invariant doit être associé à une structure analytique (au minimum à l’Axe 3 aussi nommée généralement “Agence”). Sans ce lien avec un lot, les cotisations associées à ces invariants ne seront pas ventilées dans votre comptabilité.

Lorsque aucun lot de votre patrimoine ne correspond à un invariant fiscal, vous devez alors créer un lot fictif. Ce lot est construit à partir des informations de l’invariant et permet de lui attribuer une structure analytique. Ainsi, les cotisations peuvent être générées correctement en comptabilité, même si le bien n’est pas encore identifié dans l’ERP.

Le lot fictif permet également d'identifier les erreurs d'imposition ou de compléter son ERP en cas d'absence de lot.

 

3. Caractéristiques d'un lot fictif 

3.1 Comment reconnaître un lot fictif ?

Un lot fictif aura la codification “F-” ou “I-” devant le numéro de l’invariant correspondant.

 

3.2 Quelle est la différence entre un lot fictif non identifié (F-) et identifié (I-) ?

Les lots fictifs I-(numéro d’invariant)  :
Correspondent à des lots identifiés comme faisant partie de votre patrimoine, mais qui ne disposent pas de correspondance dans votre ERP. Le fait de les typer en I-(numéro d’invariant) permettra de les différencier de ceux non identifiés, pour lesquels il y aura un travail d'analyse et d'enquête à faire, voire de demande de dégrèvements auprès de l'administration fiscale.

Les lots fictifs F-(numéro d’invariant)  : 

Correspondent à des lots que vous ne parvenez pas à identifier dans votre patrimoine : soit ce lot est hors patrimoine (vendu/démoli), soit vous ne savez pas à quoi il correspond et il est probable qu’il ne vous appartienne pas. Le fait de le typer en F-(numéro d’invariant) va permettre une analyse spécifique de ces derniers lors de la présentation du compte-rendu d’audit. Ces derniers seront remontés en tant qu’anomalies. 

 

3.3 Quelle est la nature d’un lot fictif ?

Les lots fictifs portent la même nature que les invariants auxquels ils sont rattachés. Pour la Nature de Lot, appuyez-vous sur la table de correspondance ci-dessous :

4. La gestion des lots fictifs

4.1 Comment retrouver ses lots fictifs ?

Il existe trois façons de retrouver vos lots fictifs :

• Dans Parc immobilier > Lots (ERP), depuis la liste des lots, vous pouvez filtrer les lots fictifs ID ERP en indiquant dans la barre de recherche “F-” ou “I-”
• Dans Imports & Exports > Lots > Télécharger, vous pouvez exporter la liste des lots tout en filtrant les codes ID ERP commençant par “F-” ou “I-”.
• Dans Pilotage > Reporting > Exports > Lots fictifs.

 

4.2 Comment changer le statut d’un lot fictif (Identifié VS Non identifié)?

Les caractéristiques du lot sont définies par les caractéristiques de l'invariant. 

Pour changer un lot fictif non identifié en lot fictif identifié, il vous suffit de cliquer sur dans la fiche de lot (Parc immobilier > Lots (ERP) > Liste > Sélectionner un lot). 

Le passage de “F-” en “I-” modifiera automatiquement l'identifiant du lot ainsi que sa nature.

L'icône vous permet de modifier la structure analytique du lot. 

 

4.3 Comment faire l’inventaire de ses lots fictifs ?

• Pourquoi faire un inventaire des lots fictifs ?

Un grand nombre de lots fictifs concernent des dépendances dissociées (ex : caves, parkings) qui ne sont pas rattachées à des lots principaux dans votre système.

Bonnes pratiques :

• Évitez d’intégrer automatiquement dans votre patrimoine tous les lots détectés par l’administration fiscale, sans vérification préalable.
  Exemple : L’administration mentionne 10 caves rue Victor Hugo. Vous n’en avez que 8 dans votre ERP. Rien ne prouve que les 2 restantes vous appartiennent, les intégrer à tort pourrait entraîner une imposition injustifiée.
• Réalisez un inventaire physique de votre patrimoine. Priorisez les secteurs ou programmes avec le plus de lots fictifs afin de vérifier leur existence réelle. Cette démarche permet de :

• Fiabiliser vos données patrimoniales,
• Limiter les erreurs d’imposition,
• Mettre à jour votre ERP avec des données vérifiées.

• Pour les lots confirmés comme hors patrimoine, mais toujours imposés, faites une demande de régularisation auprès du centre des impôts concerné.

• Le contrôle des doublons de lots fictifs hors campagne

Un lot fictif est par définition censé disparaître dans le temps, soit du fait de la création du lot dans votre ERP entre 2 campagnes, soit grâce à la disparition de l’invariant correspondant suite à une demande de suppression et de dégrèvement auprès de l’administration fiscale (ce qui ne pourra être confirmé qu’après l’import du cadastre).

Lors du transfert des lots fictifs, la tâche principale est donc d’identifier les lots fictifs en doublon avec un lot issu de votre export ERP. Pour ce faire, vous pouvez suivre la méthodologie suivante :

• Extraire la liste des lots de N-1 en filtrant les codes ID ERP commençant par “F-” et “I-” au format Excel
• Comparez cette liste avec votre fichier ERP par code programme/regroupement
• Identifiez les lots fictifs en doublon en les rapprochant 1 par 1 aux lots de votre ERP
• Effectuez le nouveau rapprochement (invariant rattaché à l’ancien lot fictif avec le nouveau lot)
• Il convient alors de supprimer les lots fictifs de la liste à importer. 

Pour mener à bien cette procédure, vous pourrez vous référer aux articles correspondants dans la liste des liens utiles à la fin de cet article.

 

5. Résumé

Il est nécessaire de garder à l'esprit que le recours aux lots fictifs, même s’il permet fortement de faciliter vos travaux de rapprochement, signale un manque d'exhaustivité de votre base ERP.

Dans un souci de fiabilisation de vos bases de données, il convient donc de maintenir le niveau de lots fictifs au strict minimum, ceci en réalisant des analyses et corrections d’une campagne à une autre.

 

6. Liens utiles

Consulter, modifier et supprimer lots (ERP)

Transférer des lots fictifs (ERP)

Créer des lots fictifs