Paramétrage et export des écritures comptables

 

1. Introduction

L’export des écritures comptables est une Étape essentielle pour intégrer les données dans votre ERP. 

WIM permet de paramétrer finement le contenu et le format du fichier d’export, en définissant les colonnes, les valeurs, les champs analytiques et les cas particuliers. Ce paramétrage est personnalisable selon les exigences de chaque organisme.

 

2. Le paramétrage du fichier d’export

2.1 Comment paramétrer les champs nécessaires dans le fichier d’écritures comptables ? 

Dans Comptabilité > Paramétrages > Paramétrage de l’export, vous pouvez ajouter ou supprimer les colonnes à inclure dans l’export comptable.

L’ordre des colonnes peut également être ajusté afin de correspondre à la structure attendue par votre ERP.

Pour modifier l’ordre des colonnes :

1. Rendez-vous dans Comptabilité > Génération d’écriture
   
   
2. Sélectionnez un avis
   
   
3. Cliquez sur Visualiser les écritures
   
   
4. Sélectionnez une colonne, puis effectuez un glisser-déposer vers la position souhaitée

L’ordre configuré sera pris en compte dans le fichier d’export.

Il existe 2 méthodes pour configurer les champs du fichier comptable généré par WIM. 

• Import en masse de l'ensemble des champs usuels proposés par Wim : Cliquer sur Ajouter toutes les colonnes génériques pour pré-remplir automatiquement le tableau. Par défaut, les données sont génériques et le nom des colonnes correspondent aux données cibles de WIM.
• Ajouter manuellement un champ et le personnaliser depuis la fenêtre ci-dessous.

Chemin : Comptabilité > Paramétrages > Paramétrage de l’export

 

L'utilisateur peut filtrer, modifier un champ, modifier les exceptions de paramétrage d'un champ, supprimer un champ et supprimer en masse certaines lignes en cliquant sur “Supprimer la sélection”.  

 

2.2 Comment paramétrer des champs analytiques en fonction de comptes comptables ?

• Paramétrage simple

Chemin : Comptabilité > Paramétrages > Paramétrages de l’exports

Sur chaque ligne du tableau, le bouton “CC” permet de paramétrer des exceptions. En fonction d'un ou plusieurs comptes ainsi qu'un ou plusieurs critères, appliquer une donnée spécifique qui diffère du cas général. 

Ajouter une valeur spécifique pour un compte et un critère donné et cliquer sur “Ajouter”. L'exception est alors stockée dans la partie supérieure de la fenêtre. L'application accepte  de multiples exceptions par ligne. En cas d’erreur, cliquer sur l'icône “Poubelle” pour supprimer l'exception.  À la fin de vos modifications, pensez à “Enregistrer”.

Nous avons ici des cas standards de paramétrages de compte. Que la donnée existe ou non dans la base de données ERP importée, WIM forcera le code Activité “ADM” (dans cet exemple) pour tous les comptes comptables 63513100.

 

• Paramétrage avancé

Reprenons l’exemple précédent, si l’utilisateur avait souhaité forcer l'Activité “ADM” pour les 63513100 uniquement sur un programme spécifique. Il aurait alors fallu créer le critère en amont dans Comptabilité > Paramétrages > Critères.

Nous retrouvons bien dans la liste le nouveau critère de paramétrage :

Enfin, il suffit de modifier “CC” le paramétrage du champ “Activités” dans les Paramétrages de l’export tout en pensant à sélectionner le critère précédemment créé.

 

3. Test et vérification fichier export écriture comptables

Oui, une fois le paramétrage finalisé, il est conseillé de générer un export test via Comptabilité > Générer les écritures > Exporter les écritures. Cela permet de vérifier la structure du fichier, les formats, la présence des données, et de comparer avec les exigences de votre ERP.

 

4. Résumé

WIM offre un paramétrage très flexible de l’export des écritures. Vous pouvez configurer les colonnes à exporter, définir des valeurs fixes ou dynamiques, intégrer des conditions selon les comptes, et associer des champs analytiques variés. 

Ce paramétrage permet d’adapter les fichiers à tous les formats d’ERP. Il est recommandé de tester l’export pour s’assurer de la conformité du fichier et de corriger d’éventuels oublis ou erreurs avant transmission.

 

5. Liens utiles

Critères et exceptions comptables

Vérification et analyse des écritures comptables

Introduction à la comptabilité